Vaka Çalışması: Hizmet Alımlarında Ekonomik Açıdan En Avantajlı
Teklifin Belirlenmesinde Fiyat Dışı Unsurların Kullanılması

İçindekiler

Vaka Çalışması: Hizmet Alımlarında Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklifin Belirlenmesinde Fiyat Dışı Unsurların Kullanılması………………………………………………………………………………………………………………….. 1

1. Özet…………………………………………………………………………………………………………………. 1
2. Giriş………………………………………………………………………………………………………………….. 2
3. Özel Sektör………………………………………………………………………………………………………… 3
4. Sorumlu Bürokrat ve Teftiş……………………………………………………………………………………. 3
5. Mevzuat……………………………………………………………………………………………………………. 4
   1. Yeterlik Kuralları………………………………………………………………………………………………. 4
   1. Fiyat Dışı Unsurlar…………………………………………………………………………………………….. 4
   1. Karşılaştırmalı Örnek…………………………………………………………………………………………. 5
6. Uygulama………………………………………………………………………………………………………….. 7
   1. İdari Şartname Düzenlemeleri……………………………………………………………………………….. 7
   1. Önemli Hususlar………………………………………………………………………………………………….. 8
7. Vaka Çalışması……………………………………………………………………………………………………. 9
   1. EKAP’ta Teknik Araştırma……………………………………………………………………………………… 9
8. Örnek İhalelerden Kısa Liste Oluşturma…………………………………………………………………. 12
9. Teknik Puan ve Fiyat Puanının Ağırlık Oranlarını Belirleme………………………………………….. 12
10. Fiyat Dışı Unsurların Listesini Oluşturma…………………………………………………………………. 13
11. Teknik Değerlendirme Kriterleri Puan Tablosunun Oluşturulması………………………………… 13
12. Gerekçelendirme………………………………………………………………………………………………. 15
13. Sonuç……………………………………………………………………………………………………………… 18
14. Kaynakça…………………………………………………………………………………………………………. 19

1. 1.      Özet

İhalelerde amaç ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemektir. Bu amaca ulaşmak için teklifler değerlendirilirken göz önünde bulundurulan unsurlar ikiye ayrılır. Teklif fiyatı ve fiyat dışı unsurlar. Dolayısıyla, bir ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemede fiyatla birlikte fiyat dışı unsurların da göz önünde bulundurulup bulundurulmayacağı hususu en önemli kararların başında gelmektedir. Bu makalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde fiyat dışı unsurların da kullanılması usulü incelenmekte ve değerlendirilmektedir. Daha sonra bir örnek vaka üzerinden fiyat dışı unsurlu bir ihale dokümanı adım adım hazırlanmaktadır.

Anahtar sözcükler: Kamu ihaleleri, ihale, 4734, Kamu İhale Kanunu, Kamu İhale Kurumu, KİK, hizmet alımları, ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyat dışı unsur, teknik değerlendirme, teknik değerlendirme kriterleri tablosu.

• 2.      Giriş

Neden ihale yapılır? Kamu ihaleleri için neden kapsamlı bir kanuna ve derin bir mevzuata ihtiyaç duyulmaktadır? Kanun Yapıcının Kamu İhale Kanunu ve mevzuatını oluştururken bu konuyu ayrıntılı ve derinlemesine düşündüğü kanunun ve mevzuatın metinlerinden anlaşılmaktadır. Ancak mevzuatın uygulayıcılarında; hem idare hem de istekli kanadında bu konunun derinlemesine içselleştirildiğini söylemek güçtür. Bu nedenle mevzuatın uygulayıcılara sunduğu birçok gereç, usul ve yöntemin maalesef kullanılmadığı görülmektedir. Bu durum ihalelerin ve projelerin sağlığını olumsuz yönde etkilemekte, ülkemize önemli boyutlarda ekonomik zarar vermekte ve daha da önemlisi ülkemizde bilim ve teknolojide kalitenin, innovasyonun ve Ar-Ge’nin gelişmesinde kamu sektörünün desteğini engellemektedir.

Bir ihalenin amacı aşağıdakilerden hangisidir?

1. En düşük fiyatlı teklifi belirlemek.
2. Geçerli en düşük fiyatlı teklifi belirlemek.
3. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemek.
4. Hepsi.
5. Hiçbiri.

Bu makaleyi okumaya devam etmeden önce yukarıdaki soru üzerinde iyice düşünmekte fayda var.

Sorunun cevabı aslında çok net. Kanun yapıcı bunu metinlerinde açıkça belirtmiş. Ancak bu amaç uygulamacılara maalesef tam olarak geçmemiş görünüyor. Bu çalışma bu sorunun çözümüne katkıda bulunmak amacıyla yapıldı.

İhalelerde amaç ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesidir. İhalelerin amacı en düşük fiyatlı teklifin veya en düşük fiyatlı geçerli teklifin belirlenmesi değildir.¹En düşük fiyatlı teklif ancak ekonomik açıdan en avantajlı teklif ise ihaleyi kazanabilir.

Yukarıdaki iki cümlenin koyu yapılmasının nedeni kamu ihalesi uygulamalarında bu hususun sıkça karıştırılmasıdır. En düşük fiyatlı teklif ekonomik açıdan en avantajlı teklif olmayabilir mi? Elbette. Daha istatistiki bir cevap vermek gerekirse; en düşük fiyatlı teklif nadiren ekonomik açıdan en avantajlı tekliftir. Aslında bu gerçeği günlük hayatımızda hep tecrübe ederiz. Domates alırken en ucuz domatesi genelde seçmeyiz. Eğer en ucuz domatesi seçiyorsak bunun nedeni yeterli bütçemizin olmayışıdır. Biliriz ki en ucuz domates, hormonlu, GDO’lu, bayat, besin değeri aşırı düşük ve kalitesizdir. Fayda-fiyat eğrisinde maksimum noktası genellikle grafiğin en ucuz ucunda olmayacaktır. Domatesin kalitesi arttıkça fiyatı da artacaktır. Serbest piyasa ekonomisinde parası yeterli alıcı yetersiz alıcıya göre seçim zenginliği bakımından daha avantajlıdır. Alınan fayda (besin değeri ve lezzet) artışı fiyat artışına göre daha zayıf kalırsa ürün serbest piyasa ekonomisinde kendisine sürdürülebilir bir yer bulamayacaktır. Evimize bir tesisat yaptıracaksak sırf en ucuz diye tecrübesiz, referansları parlak olmayan ve teçhizatı kalitesiz bir tesisatçı yerine; tecrübeli, hakkında olumlu referanslar olan, kaliteli aletler kullanan tesisat ustasını tercih ederiz. Acemi tesisatçılar yeterli bütçesi olmayan projelere gitmek durumunda kalırlar. Ucuz mal veya hizmetin verimlilik, fayda, operasyonel maliyetler, sarf malzeme, bakım, destek, esneklik, yönetilebilirlik, vb. parametrelerle birlikte değerlendirildiğinde uzun vadede ekonomik açıdan

¹Geçersiz tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması hususu bu çalışmanın kapsamı dışında olduğundan metnin akıcılığı bakımından makalenin devamında en düşük fiyatlı tekliften kasıt en düşük fiyatlı geçerli tekliftir.

avantajlı seçim olmayacağı serbest piyasa ekonomisinin en temel sonuçlarındadır. Dolayısıyla, bütçe kısıtı yokken en ucuzun genelde tercih edilmeme nedeni serbest piyasa ekonomisindeki rasyonalitedir: Amaç ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemektir ve bu genelde en ucuz olan değildir. “Ucuz etin yahnisi yenmez” her dilde karşılığı olan bir atasözümüz değil midir? Sanayi devriminin ve modern serbest piyasa ekonomisinin babası İngilizlerin dünyaca kabul görmüş atasözü ne der? “Ucuz mal alacak kadar zengin değilim.”

• 3.      Özel Sektör

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde özel sektör son derece rasyoneldir. Bütçesi yeterli, güçlü ve kurumsal şirketlerde önce en ucuz tekliflerin elenmesine yönelik bir eğilim vardır. İsteklilerin referanslarına ve ürünlerinin, ekiplerinin, teçhizatlarının kalitesine fiyattan daha büyük önem verilir. Özel sektörde projelerin başarısı ve getirisi, ödenen ücretten daha önemlidir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif değerlendirmesi; toplam sahip olma maliyeti (total cost of ownership-TCO) ve yatırımın geri dönüşü (return on investment-ROI) çalışmaları ile ortaya konur. Bu iki kavramın derinlemesine incelenmesi makalemizin kapsamı dışında olup basit bir örnek ile açıklamak yerinde olacaktır. Verimliliğini arttırmak için bir otomasyon yazılımı almaya karar vermiş olan bir şirket düşünelim. Tekliflerden biri 9 Milyon TL diğeri ise 12 Milyon TL olsun. Hangi teklif ekonomik açıdan daha avantajlıdır? Şirketimizin yazılım otomasyonuyla ilgili personelinin aylık maliyetinin 10 Milyon TL olduğunu varsayalım. Fiyatı daha yüksek yazılım projesinin şirketin ilgili personel verimliliğini %17 arttırırken daha ucuz yazılım projesinin aynı verimliliği %12 arttıracak kalitede olduğunu düşünelim. Arada %5’lik bir verimlilik farkı var. Bu da aylık 500.000 TL’lik (10 MTL X %5) bir verimlilik farkına karşılık gelir. Bu durumda teklifler arasındaki 3 milyon TL’lik fiyat farkı 6 ay içinde kendini amorti edecek ve ondan sonra şirkete her ay 500.000 TL kazandırmaya devam edecektir. Özel sektör gerçek sektördür. Gerçeği yaşar ve rasyonalitesini gerçekler üzerine bina eder. Bunu başaramayan şirketler oyunun dışında kalır. Başarılı devletlerde de aynı rasyonalite hakimdir. Gelişmiş ülkelerdeki kamu ihaleleri bu açıdan bakıldığında özel sektör rasyonalitesini birebir yansıtır. Aynı durum Dünya Bankası ihalelerinde de görülmektedir. Dünya Bankası sağlamış olduğu fonun gerçekten de hedeflenen başarıyı elde edecek gerçek hayat projelerinde harcanmasını ve sonuç alınmasını ister. Bu nedenle bu ihalelerde hakim yöntem fiyatla birlikte fiyat dışı unsurları da kapsayan bir teknik değerlendirmeyi içerir.

Yukarıdaki örnek sadece verimlilik parametresi bakımından yapılan bir incelemeyi içerir. Sarf malzeme maliyetleri, teknik destek ve bakım giderleri, esneklik, marka imajına katkı, performans ve kalite farkının şirketin hizmet ve üretim kalitesine ve gelirlere etkisi gibi parametreler de incelemeye eklenebilir.

• 4.      Sorumlu Bürokrat ve Teftiş

Teftiş hem kamuda hem de özel sektörde vazgeçilmez bir unsur konumunu halen korumakta. Teftişin yararları ve zararları konusunda derin bir bilimsel literatür var. Teftiş mevzuatımızı yapan Kanun Yapıcı ile KİK mevzuatını yapan Kanun Yapıcı aynı. Dolayısıyla, KİK mevzuatındaki felsefe, yaklaşım, prensip ve kurallar teftiş mevzuatındakilerle aynı. Dayanakları aynı. O halde KİK mevzuatının da denetleme mevzuatının da uygulayıcıları, kamu ihalelerinde amacın ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi olduğu ve gerçek hayatta ekonomik açıdan en avantajlı teklifin nadiren en düşük fiyatlı teklif olduğu hakikatini içselleştirmelidir. Eğer bir ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif fiyat dışı unsurlar değerlendirilmeden yani sadece fiyata bakarak belirlenmişse büyük ihtimalle işin kolayına kaçılmıştır. Zira ekonomik açıdan en avantajlı teklif nadiren en ucuz tekliftir. Kamuoyu baskısı, teftiş korkusu gibi gerekçeler teknik açıdan geçerli değildir. Esasen denetim kanadında bu konuda büyük mesafe alındığını belirterek denetim elemanlarının ve kurumlarının hakkını vermek gerekir. Kamu ihaleleri söz konusu olduğunda ilk seviye denetim Kamu İhale Kurumu ve Kurulu tarafından yapılmaktadır. Bilindiği üzere, kamu ihalelerine dair istekliler ve istekli adayları itirazen şikâyet

başvurularında bulunabilmektedir. KİK bu başvuruları değerlendirerek birinci seviyede denetimi sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulu’nun ekonomik açıdan en avantajlı tekliflerin belirlenmesinde fiyat dışı unsurlara dair yapılan başvurularda genelde fiyat dışı unsur lehine kararlar aldığı, kanunda nispeten yeni olan fiyat dışı unsur uygulamasının yaygınlaşmasını ve doğru şekilde uygulanmasını teşvik edici politikalar yürüttüğü görülmektedir.

Ancak bazı ihale uygulayıcıları maalesef halen “ben ihaleyi en düşük fiyatlı teklife vereyim, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olmasa da” şeklinde düşünebilmektedir. Hatta proje başarısız olsa bile ihaleyi yapan yetkililerin savunması hazırdır: “Ben en düşük fiyatlı teklife ihaleyi yaptım. Benim işim bitti, gerisi yüklenicinin sorumluluğu.”

Özel sektör örneğinden hareketle projelerde asıl hedef en ucuz teklif sahibine işi vermek değil en başarılı projeyi gerçekleştirmektir. Teknik ve hukuki ifadeyle ihaleler için başarı kriteri ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemektir. Bir ihale masalı hayal edelim. Bir ihale yetkilisiyiz. Sihirli bir değnek bize geleceği gösteriyor ve en düşük fiyatlı teklif sahibine ihaleyi verdiğimizde teftişten muaf tutulduğumuzu, ancak bu durumda da projenin görece başarısızlıkla sonuçlandığını ve kurumumuzun zarar gördüğünü öğreniyoruz. Sihirli değnek soruyor. Kararın ne? Nasıl bir ihale yapacaksın? En düşük fiyat esaslı mı, fiyat dışı unsurlu mu? Teftişten muaf mı olmak istersin, proje başarısı mı? Teftişi kabul edersen kurumunun elde edeceği fayda fiyat farkından yüksek olacak.

Hangi davranışı sergilerdiniz? En düşük fiyatlı teklif sahibine ihaleyi direkt verecek şekilde bir ihale yapmak mı? İhalenin en düşük fiyatlı olmayan bir teklif sahibine verilebileceği bir ihale yapmak mı?

Asıl soru şudur: Mevzuatın sunduğu gereçleri kurumunun faydası için kullanmada irade gösterir misin? Aslında bu soru biraz yanıltıcı. Gerçek hayatta en düşük fiyat sahibine ihalenin verilmesi teftişten muafiyet getirmez, aynı şekilde ihalenin en düşük fiyat sahibi dışındaki bir istekli uhdesinde bırakılması da teftişi getirmez. Kaldı ki bu iki usul var olan bir teftişin sonucunu da belirlemez. Teftişte denetlenen şey kanun ve mevzuata uyumdur. Ancak şu bir realitedir. Gelişmekte olan ülkelerde ihalenin en düşük fiyat esasına göre belirlenmediği ihaleler yeni yeni içselleştirilmekte olup bir alışma süreci gerekmektedir. Peki, fiyat dışı unsurları ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde mevzuata uygun, adil ve hakkaniyetli bir şekilde nasıl uygulayacağız?

• 5.      Mevzuat

KİK mevzuatında ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde kullanılan fiyat dışı ölçütleri ikiye ayırmak mümkün: 1. Yeterlik kuralları; 2. Fiyat dışı unsurlar.

1. a.      Yeterlik Kuralları

İhaleye katılımda yeterlik kuralları 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 10. Maddesinde ve takip eden mevzuatta düzenlenmiştir. Bu kurallar olmazsa olmaz mantığıyla çalışır. İsteklinin teklifi bir kritere ya uyar ya da uymaz. Arası yoktur. Örneğin, isteklinin benzer iş deneyim belgesinin sözleşme tutarı, teklif edilen bedelin idari şartnamede belirlenen oranından ya daha azdır ya da değildir. Az ise yeterlik kuralı sağlanmamış olur ve bu durum isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması için yeterlidir. İlgili maddeler okunduğunda isteklilerde aranan yeterlik kriterlerinin ideal koşullardan ziyade asgari koşullara karşılık geldiği anlaşılacaktır. Zira yeterlik kurallarından birine bile uyulmaması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir. Bir başka deyişle yeterlik kurallarına uymamanın bedeli ağır olduğundan Kanun Yapıcı İdarelerin yeterlik kurallarını oldukça düşük tutmasını emreder ve bu konuda idareleri kısıtlar.

• b.      Fiyat Dışı Unsurlar

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “ihalenin karara bağlanması ve onaylanması başlıklı” 40. Maddesinde; 4734 sayılı Kanunun 37 ve 38 inci maddelerine göre yapılan değerlendirme sonucunda

ihalenin, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılacağı belirtildikten sonra, “ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği” hükme bağlanmıştır.

Maddenin devamında ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları belirleneceği düzenlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 53.3. maddesinde ise ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenmesi ile ilgili hususlar açıklanmıştır;

“53.3.1. Kanunun 40 ıncı maddesi uyarınca, ekonomik açıdan en avantajlı teklif; sadece fiyat esasına göre belirlenebileceği gibi fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak

belirlenebilmektedir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin hangi yöntem kullanılarak belirlenebileceği hususu tamamen idarenin takdirinde olup fiyat dışı unsurlar kullanılarak belirlenmesi durumunda aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir.

• • • Fiyat dışı unsur olarak yalnızca niceliksel unsurların belirlenmesi zorunlu olmayıp bu kapsamda niteliksel belirlemeler de yapılabilir. Bu bağlamda, ihale konusu işin beklenen kaliteye uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik parametreler, kamuya karşı yükleniminde bulunan işlerin miktarı veya tutarı bakımından kapasite durumu ya da ihale konusu işi oluşturan bileşenler itibariyle isteklinin teklifi ile yaklaşık maliyet yapısının birbiri

ile uyumu gibi hususlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilecektir.” şeklinde düzenleme

yapılmıştır.

Konumuz olan hizmet işleri ile ilgili olarak Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği’nin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı 61 inci maddesi ile;

“(1) İhale konusu işin özelliği göz önünde bulundurularak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi unsurlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilir.

• Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgeleri dari şartnamede açıkça belirtilir.Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenemez.Fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanır ve bu belge ihale onay belgesinin ekinde yer alır.” yönündeki düzenlemeye yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen kamu ihale mevzuatında; fiyat dışı unsurların, Kanunun 5 inci maddesinde belirtilen ilkelere aykırı olamayacağı belirtilmiştir. Kanaatimizce temel ilkelerdeki rekabeti sağlama ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri burada en fazla dikkat edilmesi gereken ilkelerdir.

• c.       Karşılaştırmalı Örnek

Konunun iyi anlaşılması için fiyat dışı unsurları yeterlik kuralları ile karşılaştırmakta yarar var.

1. Yeterlik kriterleri ya hep ya hiç mantığından hareket eder. Kritere uyum ya vardır, ya yoktur. Fiyat dışı unsurlar ise kademeli bir yapıya sahiptir. Kritere tam uyumlu, tamamen uyumsuz, yarı uyumlu, az uyumlu, çok uyumlu, vb. dereceli uyumlu olunabilir. Dereceler parasal karşılık veya nispi oran şeklinde sayısal değerlere ve baremlere göre ayarlanabilir.
2. Yeterlik kriterlerine uyumsuzluğun sonucu ihale dışı kalmaktır. Fiyat dışı unsurlara uyumsuzluğun sonucunda ihale dışı kalınmaz. Bir başka deyişle yeterlik kurallarının yaptırımı fiyat dışı unsurlara göre daha ağırdır.
3. Bu nedenle yeterlik kriterleri fiyat dışı unsurlara göre daha düşüktür. Yeterlik kuralları asgari koşulları belirlerken, fiyat dışı unsurlar ideal durumu belirler.
4. Yine aynı nedenle kanun yapıcı idareleri yeterlik kriterleri konusunda kısıtlarken fiyat dışı unsurlar konusunda esnek bırakmıştır.

Yukarıdaki karşılaştırmayı bir örnek ile açıklayalım. İhalelerde idareler ve kamusal hizmet için tecrübe çok önemlidir. İşveren olarak yüklenici adayımızın benzer iş deneyimini bilmek isteriz. KİK mevzuatında da buna karşılık gelen ölçüt iş deneyimini gösteren belgeler olarak karşımıza çıkar. İş deneyimi kriterini yeterlik kuralı ve fiyat dışı unsur olarak inceleyelim ve kıyaslayalım.

1. Yeterlik kuralı olarak iş deneyimi

İş deneyimi ölçütünü yeterlik kuralı olarak uygulamada bazı kısıtlamalar vardır. Örnek ile anlatmak için açık ihale usulü bir hizmet alımı ihalesi düşünelim.

Hizmet alımları ihalelerinde mevzuat, iş deneyimine dair yeterlik kuralını şöyle yumuşatır:

• İsteklinin en büyük benzer iş deneyimi; teklif bedelinin %25-%40 arasında idarece belirlenecek bir oranında kalsa bile, istekli yeterli bir yüklenici adayı kabul edilir. Bir başka deyişle, maksimum kapasitesi ihale edilen işin %25’i bilse olsa bir istekli yeterli kabul edilebilir. Bu ideal bir durum değildir. Ancak asgari bir yeterlik koşuludur. Herkes kendi işinin büyüklüğüne kapasitesi tam yeten bir yükleniciye işini yaptırmak ister. Ancak kamu ihaleleri söz konusu olduğunda katılımı arttırmak için yeterlik kriterini düşürmek makuldür.
• İsteklilerin benzer iş deneyim belgelerinin uyacağı yeterlik kriteri belirlenirken kullanılacak ölçü birimi sadece TL’dir. Kilogram, metre, byte, adamXay, metrekare, vb. gibi işin özünde yer alan teknik birimler kullanılamaz. Hâlbuki, her işin uzmanlık alanına ve teknik ayrıntılarına göre teknik ölçüm birimleri farklıdır. Dolayısıyla, iş deneyim belgesinde benzer işle ilgili olmayan ve asıl deneyim büyüklüğünü tam yansıtmayan bileşenler olsa dahi ilgili sözleşme bedeli içinden yeterlik kriterine dahil edilirler. Örneğin; büyük ve karmaşık bir yazılım geliştirme işine teklif verilirken, esasen donanım satışı olan ancak %10 oranında yazılım bileşeni içeren bir iş deneyim belgesinin sözleşme tutarı teklif edilen bedelin %25’i bile olsa bu iş deneyimi belgesi yeterlik kriterinden geçebilir. Dolaysıyla, istekli aslında katıldığı yazılım geliştirme ihalesi işi için teklif bedelinin %25’inin %10’u olan bir iş deneyimine sahip olsa bile yeterli kabul edilir. Bir başka deyişle en büyük tecrübesi yazılım işinizin %2,5’i büyüklüğünde olan bir istekli bile iş deneyimi açısından yeterli kabul edilir. Bu durum günlük hayatta pek kullanılan bir yöntem olmasa da KİK mevzuatının yeterlik kriterlerinde uygulama böyledir. İş deneyim belgesinde yeterlik ölçütü açısından büyüklük birimi teknik birimler değil Türk Lirası’dır.

• Fiyat dışı unsur olarak iş deneyimi

Yukarıdaki incelemede iş deneyimini ölçmede yeterlik kuralının ideali değil asgariyi ölçtüğünü ve Kanun Yapıcının İdareleri uygulamada kısıtladığını gördük. Bu durumda İdareler karmaşık mal ve hizmet alımlarında ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemede ihtiyaç duydukları teknik ve ayrıntılı değerlendirmeyi nasıl yapacaklar? Mevzuat bu açığı kapatmak için fiyat dışı unsur uygulamasını devreye sokmuş ve İdarelerin kullanımına sunmuştur. İş deneyimini sadece yeterlik kuralı olarak değil

ayrıca fiyat dışı unsur olarak da kullandığımızda sorun çözülür. Fiyat dışı unsurlarda; yeterlik kurallarında gördüğümüz uygulama kısıtlamaları yoktur. Dolayısıyla,

• iş deneyiminde TL yerine teknik bir ölçüt kullanabiliriz;
• iş deneyiminin tamamına karşılık gelen sözleşme bedeli yerine bileşenlerini ayrıntılı inceleyebiliriz;
• iş deneyimiyle ilgili asgari koşul belirlemekle yetinmek yerine büyüklüğü derecelendirebilir ve puanlayabiliriz.

• 6.      Uygulama

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde bu unsurları belirlemek teknik ekibin işidir. Zira fiyat dışı unsurlar adından da anlaşılacağı üzere teknik unsurlar olup parametreleri teknik şartnameye dayanır.

1. a.       İdari Şartname Düzenlemeleri

Uygulamada ise fiyat dışı unsurlar teknik şartnameden çıkar ve idari şartnamede belirtilir. Sonuç olarak idari şartnamenin 35.1. ve 35.2. Maddeleri aşağıdaki gibi düzenlenir.

Madde 35 – Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi

• Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.İsteklilerin teklifleri toplam puan hesaplama formülüne göre değerlendirilerek puanlanacaktır. İhalede toplam puanı en yüksek olan isteklinin teklifi, en avantajlı teklif olarak değerlendirilecektir.Toplam puan, teklif edilen fiyatın %40’ı ile 35.1.1.2. Maddede yer alan Teknik Değerlendirme Kriterleri puan toplamından oluşan Teknik Değerlendirme Puanının

%60’ı alınarak belirlenecektir.

• Toplam puanın hesaplanmasında kullanılan formül ve tanımlamalar aşağıda gösterilmektedir;

S = (F min / F) x (%40) + (TDP / 100) x (%60)

S: Toplam Puan F: Teklif Fiyatı

F min: Tekliflerdeki en düşük fiyat

TDP: Teknik değerlendirme puanı (Tabloda 100 üzerinden puanlanacaktır)

	TEKNİK DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ2
NO	AÇIKLAMA	PUAN
1	Kriter 1: <Kriter1 değerlendirme ve puanlama bilgileri>

² Fiyat dışı unsurlar teknik değerlendirme tablosuna kriter olarak koyulur. Kriter adedi ihale konusu işin durumuna göre değişir.

	Belgeler: Kriter 1 değerlendirmesinde kullanılmak üzere sunulacak belgeler
2	Kriter 2: <Kriter2değerlendirme ve puanlama bilgileri> Belgeler: Kriter 2 değerlendirmesinde kullanılmak üzere sunulacak belgeler
..
N	Kriter n: <Kriter ndeğerlendirme ve puanlama bilgileri> Belgeler: Kriter n değerlendirmesinde kullanılmak üzere sunulacak belgeler
	TOPLAM	100

• Teknik değerlendirme puanının hesaplanmasında kullanılmak üzere, İstekliler gerekli belgeleri “Teknik Değerlendirme Puan Tablosu”ndaki sıralamaya göre teklif zarfı içinde sunacaktır.İş ortaklığı ile teklif verilmesi halinde Teknik Değerlendirme Puan tablosunda pilot ortağın belgeleri dikkate alınarak değerlendirme yapılacaktır
  • Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin birden fazla istekli tarafından verilmiş olması halinde; teklif fiyatı daha düşük olan isteklinin teklifi ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenecektir. Teklif fiyatlarının eşit olması halinde ise 35.1.1 inci maddesindeki fiyat dışı unsurların öncelik sıralaması esas alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenecektir.
  • b.      Önemli Hususlar

Yukarıda örnek olarak fiyat dışı unsurlu hizmet alımı ihalelerinde kullanılan tip idari şartnamelerin 35. Maddesindeki düzenlemeler yer almaktadır. İdareler genelde iki temel konuda yukarıdaki şablona düzenleme yapmaktadır.

1. Teknik Değerlendirme Kriterleri puan tablosu: Bu tablo aşağıdaki işlevlere sahiptir:
   1. Fiyat dışı unsurların listesini oluşturmak
   1. Fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi oranlarını belirlemek
   1. Nispi oranların hesaplama yöntemlerini açıklamak
   1. Puanlamaya dayanak teşkil edecek belgeleri belirtmek

İhale yetkilileri Teknik Değerlendirme Kriterleri puan tablosuna fiyat dışı unsurları kriter olarak girer. Her bir kriter için puanlamayı belirler ve değerlendirmede kullanılmak üzere sunulacak belgeleri belirtir.

• Formülün ağırlık oranları: Toplam puanın hesaplanmasında kullanılan formüldeki ağırlık oranları ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde bütçe kısıtı, projenin önemi, zorluk derecesi, performans ve kalitenin önemi, projenin İdareye orta uzun vadede katkısının büyüklüğü, yatırımın geri dönüşü, toplam sahip olma maliyeti gibi hususlar göz önünde bulundurularak belirlenir. Genel eğilim olarak teknik değerlendirme puanının oranı fiyat puanının oranından daha yüksektir. Her iki oranın eşit olduğu durumlar da söz konusudur.

• 7.      Vaka Çalışması

Fiyat dışı unsurları nasıl uygulayacağız? Konunun anlaşılması için bir vaka çalışması yapalım.

Diyelim ki çalışmakta olduğumuz kamu kurumunda bir proje ihtiyacı hâsıl oldu ve ihale dokümantasyonunu hazırlama görevi bize verildi. Örnek ihalemiz ile ilgili temel bilgileri aşağıdaki gibi seçtik.

Usul	Açık ihale
İhale türü	Hizmet Alımı
Adı	Dijital Arşiv Sistemi Oluşturma ve Sayısallaştırma Hizmeti Alımı
Kapsam	Arşiv Yönetim Sistemi Yazılımı alımıİdare mevcut yazılım sistemi ile entegrasyon hizmetiİdarede mevcut arşivin sayısallaştırılması hizmeti (100.000.000 sayfa)

Ekibimizde teknik şartnameden sorumlu uzman ile idari şartnameden sorumlu uzman olsun. Konuya idealist yaklaşıyoruz ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde fiyatla birlikte fiyat dışı unsurların da kullanılmasına karar veriyoruz. Bu ilave emek demektir. Söz konusu olan ilave emek yeterlik kuralına göre daha zordur. Zira yeterlik kurallarındaki kısıtların olmaması esneklikle birlikte araştırmayı, ayrıntılı incelemeyi ve değerlendirmeyi getirir.

İş akışımızın adımları aşağıdaki gibidir:

a. EKAP’ta Teknik Araştırma

Öncelikle teknik şartnameye eğiliyoruz. İşimizi teknik şartname ile tarif edilebilecek kadar iyi ve ayrıntılı tarif etmeliyiz. Bunun için konumuzla ilgili EKAP’tan benzer iş ihalelerine bakıyoruz. Fiyat dışı unsur usulüne erken karar vermenin önemli bir avantajı bulunmaktadır: Bu sayede teknik şartname oluştururken EKAP’taki benzer iş ihalelerinden fiyat dışı unsurlu olanlarına odaklanmak mümkün olur. Bu durumda işimizle ilgili mevzuata uyan fiyat dışı unsurların kapsamlı bir listesine ulaşmış oluruz. Dahası bu unsurların parasal değerleri, nispi oranları, hesap yöntemleri ve dayanak belgeleri nasıl belirlenir ve uygulanır konusunda Amerika’yı yeniden keşfetmemize gerek kalmaz.

Şekil 1. İhale Arama İşlemleri

Bu noktada örnek aldığımız projelerin ihaleleri başarılı olmuş mu, ne gibi itirazlar gelmiş, KİK’e itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuş mu, bulunulmuş ise KİK bu konuda ne karar vermiş gibi ayrıntılı bir incelmeyi de EKAP’tan yapmak çok kolay. Zira EKAP’ta her ihalenin sayfasından bu bilgilere doğrudan erişmek mümkün³. KİK uzun süredir fiyat dışı unsurlarla ilgili başvuruları karara bağlayarak bu konuda bir içtihat oluşturmuş bulunmaktadır. Bu içtihat EKAP’tan bahsettiğimiz yöntemle nokta atış görülebilir.

Örnek ihalemizin anahtar kelimelerini kullanarak EKAP’tan benzer ihaleleri araştırıyoruz. Anahtar kelimelerimiz dijital, arşiv ve sayısallaştırma. Bu üçünü aralarında boşluk bırakarak girersek çok fazla sonuç dönüyor ve sonuçların büyük kısmı bizim işimizle ilgili değil. O nedenle “dijital arşiv” ve “arşiv sayısallaştırma” şeklinde iki iş bileşenini tırnak içinde aralarında boşluk kalacak şekilde sorguluyoruz. İlan Durumu’nu Tüm İlanlar olarak seçmeye dikkat ediyoruz.

³ Bu işlem ilan arama değil, ihale sorgulama adımından gerçekleştirilir

Şekil 2. İhale İlanı Arama

Çıkan sonuçlar yine çok fazla. Ancak bu sefer sonuçların ihalemizdeki işe benzeme oranı daha yüksek. “Sayısallaştırılma” gibi alternatif aramalarla da arayışımızı zenginleştirebiliriz.

Şekil 3. İhale İlanı Arama Sonuç Listesi

1. a.         Örnek İhalelerden Kısa Liste Oluşturma

Tek tek bütün ihalelerin ihale dokümantasyonlarını ayrıntılı çalışmak büyük zaman ve emek ister. Bu nedenle üzerinde ayrıntılı çalışacağımız benzer iş ihalelerinin kısa listesini oluşturmamız gerekebilir. İlk eleme kriteri olarak fiyat dışı unsurlu ihaleleri seçmiştik. Konumuzla ilgili çok fazla fiyat dışı unsurlu benzer iş ihalesi var. Esasen fiyat dışı unsurlu ihalelerin oranı giderek artmaktadır. Vaka çalışmamızda, içinde bulunduğumuz yılda işimize benzeyen ihalelerin çoğunluğunun fiyat dışı unsurlu çıktığını gözlemliyoruz. Dijital arşiv ve arşiv sayısallaştırma işi olup fiyat dışı unsurlu yapılan ihaleler listesi aşağıdaki gibidir:

İdare	İhale Tarihi	İKN
EPDK	24.08.2016	2016/249349
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü	20.07.2016	2016/230932
Trabzon Ortahisar Belediyesi	27.06.2016	2016/195044
EPDK	03.05.2016	2016/ 92817
Bakırköy Belediyesi	11.03.2016	2016/28606
Altındağ Belediyesi	29.01.2016	2016/17349
SGK	03.09.2015	2015/98920
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü	21.05.2015	2015/38562
Türkiye Taşkömürü İşletmeleri	19.11.2015	2015/116008
Kartal Belediyesi	26.11.2014	2014 / 136301
Bornova Belediyesi	10.06.2013	2013 / 56482

Bu liste uzun geldiyse daha da kısaltılabilir. Bu aşamada elimizde teknik şartnamemiz ve EKAP’tan edindiğimiz örnek Teknik Değerlendirme Kriterleri puan tablolarımız var. Örnek ihalelerdeki fiyat dışı unsur uygulamalarının KİK tarafından reddedilmediğini ve içtihatlara uygun olduğunu da tespit ettik. Artık yapmamız gereken şey örnek aldığımız fiyat dışı unsurlu benzer iş ihalelerini kendi ihalemize uyarlamak.

• b.      Teknik Puan ve Fiyat Puanının Ağırlık Oranlarını Belirleme

Teknik değerlendirme puanı ile fiyat puanının ağırlık oranlarını belirlemeliyiz. Örnek ihalelerdeki oranlar aşağıdaki gibidir:

1. %70 teknik – %30 fiyat
2. %60 teknik – %40 fiyat
3. %55 teknik – %45 fiyat
4. %50 teknik-%50 fiyat

Kanun Yapıcı bu konuda hiçbir kısıtlama getirmiyor. Bizim ihalemizdeki işin kaliteye bağımlılığı, bütçemizin durumu gibi parametrelere bakarak oranı belirlemeliyiz. Amacımızın ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirlemek olduğunu aklımızdan çıkarmamalıyız. Dünyadaki genel eğilim yüksek kalite

ve teknoloji esaslı uzmanlık gerektiren işlerde teknik değerlendirme puanı oranının fiyat puanınınkinden daha yüksek olmasıdır.

• e.      Fiyat Dışı Unsurların Listesini Oluşturma

Bu adımda örnek ihalelerdeki fiyat dışı unsurların tamamının listesini çıkarıyoruz. Bu liste birinci sürümdür. Listede bizim ihalemizdeki işe uymayan fiyat dışı unsurlar varsa, elemeliyiz. Elemeyi yaparken firmaları veya markaları değil kendi işimizi düşünmeliyiz. Kılavuzumuz firmaların veya markaların teknik şartları değil işimizin teknik şartnamesidir.

• f.        Teknik Değerlendirme Kriterleri Puan Tablosunun Oluşturulması

Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği’nin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı 61 inci maddesi ile;

“…(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgeleridari şartnamede açıkça belirtilir.

(3)Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenemez.” yönündeki düzenlemeye yer verilmiştir.

Bu aşamada listemize aldığımız fiyat dışı unsurların parasal değerlerini veya nispi ağırlıklarını belirlemek gerekir. EKAP’ta rastlanılan örnek ihalelerde nispi oranların tercih edildiği görülmektedir. Fiyat dışı unsurlarda asıl amaç teknik değerlendirme yapmak olduğundan teknik birimlerin kullanılması uygundur. Nispi oranları belirleme alternatifini seçince hesaplama yöntemini de belirlemeliyiz. Ayrıca bu unsurlara ilişkin değerlendirme yapılabilmesi için sunulacak belgelerin de idari şartnamede belirtilmesi gerekir.

Makalenin 6.a. ve 6.b. Maddelerinde görüldüğü üzere tüm bu hususlar Teknik Değerlendirme Kriterleri tablosu ile uygulanır. Dolayısıyla, örnek ihalelerin kullandığı teknik değerlendirme kriterleri tablolarından en uygun gördüğümüzü seçip kullanabiliriz. Seçtiğimiz teknik değerlendirme kriterleri tablosunda aşağıdaki düzenlemeleri yapmalıyız.

• Teknik değerlendirme kriterlerinin (fiyat dışı unsurların) tam listesini oluşturmalıyız. Bu noktada diğer örnek ihalelerin tablolarından yararlanabiliriz.
• Kriterlerin puanlama parametrelerini ayarlamalıyız. Örnek aldığımız ihalenin parametre değerleri bizim ihalemizden farklı olabilir. Gerekli düzenlemeyi yapmazsak tablomuz bizim işimizi değil örnek aldığımız ihale konusu işi tarif etmiş olur. Burada dikkat edilecek bir diğer önemli husus da şudur: Parametre değerleri herhangi bir markayı, modeli veya istekliyi değil; ihale konusu işi yansıtmalıdır.
• Puanlama değerlendirmesinde kullanılmak üzere sunulacak belgeleri örneğimizle aynen koruyabiliriz.

Şimdi ihalemize ait örneğimizde teknik değerlendirme kriterleri tablosunu aşağıda adım adım oluşturalım ve gerekçelendirelim.

TEKNİK DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ

NO	AÇIKLAMA	PUAN
1	Firmanın kalite standart belgelerine sahip olması: ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı (1 puan) ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardı (1 puan) TSE 13149 İş Yerleri-Yazılım Hizmeti Veren (1 Puan) TSE 12498 Yetkili Servisler-Bilgisayar ve Çevre Birimleri İçin (1 Puan) TSE belgeleri Ankara ofisi için alınmış olmalıdır. Belgeler: Sertifikalar	5
2	Son beş yılda sayfa bazında tek sözleşme sayısallaştırma hizmeti benzer iş büyüklüğü tecrübesi (SB): SB ≥ 100.000.000 sayfa (20 puan) 100.000.000 > SB ≥ 75.000.000 sayfa (15 puan) 75.000.000 > SB ≥ 50.000.000 sayfa (10 puan) 50.000.000 > SB ≥ 25.000.000 sayfa (5 puan) 25.000.000 > SB ≥ 10.000.000 sayfa (1 puan) Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri.	20
3	Son beş yılda toplam iş deneyim belge adedi (BA): Her bir belge için 1 puan olmak üzere azami 10 puan. Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri	10
4	Firmanın teknik şartnamenin X. Maddesinde tarif edilen Proje Yöneticisinin ilave özellikleri: Bilgisayar mühendisi olması (3 puan) İstekli bünyesinde en az 3 yıldır çalışıyor olması (3 puan) PMI Proje Yöneticisi Sertifikasına sahip olması (4 puan) Belgeler: Mezuniyet belgeleri, SGK belgeleri, benzer iş deneyim belgeleri.	10
5	Firmanın teknik şartnamenin Y. Maddesinde tarif edilen eğitim mezuniyet belgelerine sahip ve ihale tarihi itibari ile en az 1 (bir) yıldır bünyesinde çalıştırdığı nitelikli personel sayısı (NS): NS ≥ 500 (15 puan) 500 > NS ≥ 250 (10 puan) 250 > NS ≥ 100   (5 puan) 100 > NS ≥ 10       (1 puan) Belgeler: Mezuniyet belgeleri (diploma, kurs bitirme sertifikası vb.), SGK işe giriş bildirgeleri, benzer iş deneyim belgeleri.	15

6	Firmanın Benzer İş Yapmışlığı: Tek sözleşmeye dayalı benzer işte aşağıdaki iş kalemlerini gerçekleştirmiş olması. En az 100.000.000 sayfalık arşiv sayısallaştırma işi yapmış olması (3 puan)AYS yazılımı geliştirmiş ve tedarik etmiş olması (3 puan)AYS yazılımını tedarik ettiği donanımlara kurmuş olması (2 puan) Kurumda mevcut yazılım sistemleriyle entegrasyonu sağlamış olması (2 puan) Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri.	10
7	Firmanın Mali İş Hacmi Firmanın resmi gelir tablosunda yer alan son yıl toplam net satış geliri tutarı (GT): GT ≥ 40.000.000 TL (10 puan) 40.000.000 TL > GT ≥ 30.000.000 TL (7 puan) 30.000.000 TL > GT ≥ 20.000.000 TL (5 puan) 20.000.000 TL > GT ≥ 10.000.000 TL (2 puan) 10.000.000 TL > GT (1 puan) Belgeler: Vergi Dairesi, SMM veya YMM onaylı gelir tablosu	10
8	Özel Makine Teçhizat Firmanın teknik şartnamede belirtilen endüstriyel tarayıcıya sahip olması (10 puan) Firmanın teknik şartnamede belirtilen kitap tarayıcıya sahip olması (10 puan) Belgeler: Mali müşavir onaylı demirbaş defteri kaydı ve cihaz faturası	20
	TOPLAM	100

Yukarıdaki tablo örnek olarak oluşturulmuş olup tüm olası kriterlerin kapsanması hedeflenmemiştir. Yukarıdaki kriterlere ek olarak sektörel deneyim, vb. kriterler de eklenebilir. Örneğin, bazı işlerde sektörel deneyim işin kalitesi ve başarısı için önemlidir. Bu durumda sektörel deneyim sahibi istekliler tercih edilebilir. Sektörel deneyimi yeterlik kuralı olarak benzer iş deneyim tanımına koyarsak sektörel deneyimi olmayan firmaları elemiş oluruz. Sektörel deneyim vazgeçilmez ise bu yol tercih edilebilir. Katılımı arttırmak, ancak sektörel deneyime de hakkını vermek istersek sektörel deneyimi fiyat dışı unsur olarak yukarıdaki tabloya ekleyebiliriz. Özellikle regülatif ve hassas sektörlerde (bankacılık, telekom, enerji, sağlık, havacılık, savunma, vb.) bu yaklaşım yaygın olarak kullanılmaktadır.

• g.      Gerekçelendirme

Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği’nin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı 61.Maddesinin 4. Fıkrasında “Fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanır ve bu belge ihale onay belgesinin ekinde yer alır.” denmektedir.

Bu nedenle yukarıda yer alan Teknik Değerlendirme Kriterleri tablosundaki maddeleri gerekçelendirmek gerekir. Örnek çalışmalardan yola çıkarak ulaşılan genel kriter açıklamaları her bir

kriter numarası için aşağıda verilmiştir. İdarelerin kendi iş durumuna göre aşağıdaki açıklamaları kılavuz alarak kendi gerekçelerini hazırlamaları uygun olur.

NO	GEREKÇE AÇIKLAMALARI
1	Kalite standart belgelerine sahip olması: Kamu İhale Genel Tebliğinde “İdareler, ihale konusu işin niteliğini göz önünde bulundurarak ihale dokümanında; kalite ve standart belgelerine ilişkin düzenlemeler yapabilirler.” denmektedir. Buna göre aşağıdaki kalite ve sertifikalar ihale konusu iş ile ilgili olup fiyat dışı unsur olarak belirlenmiştir: ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı (1 puan): İşin yapımı sırasında bilgi ve belge güvenliği büyük önem arz etmektedir. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardı (1 puan): İşin yapımız karmaşık süreçleri içerdiğinden toplam kalite yönetimi standartlarına uyum gereklidir. TSE 13149 İş Yerleri-Yazılım Hizmeti Veren (1 Puan): İşin içinde yazılım hizmet süreçleri bulunmaktadır. TSE 12498 Yetkili Servisler-Bilgisayar ve Çevre Birimleri İçin (1 Puan): İşin içinde bilgisayar, tarayıcı, yazıcı, barkod yazıcı, ağ cihazları, vb. donanım birimleri hizmet süreçleri bulunmaktadır.
2	Son beş yılda sayfa bazında tek sözleşme sayısallaştırma hizmeti benzer iş büyüklüğü tecrübesi (SB): Yüklenicinin teknik iş kapasitesi, ihale konusu işin zamanında ve sağlıklı bir şekilde yerine getirilip getirilemeyeceği konusunda önemli bir parametredir. Bu kriterde; iş yapma kapasitesi benzer iş bitirme belgeleriyle ölçülmektedir. Bu sayede isteklilerin gerçek iş yapma kapasiteleri resmi belgeye dayalı, standart bir ölçütle mukayese edilecektir. İhalemiz 100.000.000 sayfalık bir iş yapma kapasitesi gerektirmektedir. Bu kapasiteyi tam ve fazlasıyla karşılayan tüm istekliler tam yeterli kabul edilerek, aşağı doğru inen kapasiteler baremlendirilmiş ve puanlanmıştır. SB ≥ 100.000.000 sayfa (20 puan) 100.000.000 > SB ≥ 75.000.000 sayfa (15 puan) 75.000.000 > SB ≥ 50.000.000 sayfa (10 puan) 50.000.000 > SB ≥ 25.000.000 sayfa (5 puan) 25.000.000 > SB ≥ 10.000.000 sayfa (1 puan) Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri.
3	Son beş yılda toplam iş deneyim belge adedi (BA): Yeterlik kuralı olarak iş deneyimini gösteren belgelerde son 5 yıl içinde bir adet benzer iş deneyimi yeterli görülmektedir. Diyelim ki ihalemizin iş konusu A firmasının değil, B firmasının faaliyet ve uzmanlık alanı. A firması 5 yıl önce bu konuda bir adet iş yapmış ve bir daha bu konuda hiçbir faaliyette bulunmamış; ekibini kaybetmiş, ekipmanı eskimiş olsun. Konuyla ilgili standart, teknoloji ve sistemler de 5 yılda değişmiştir. B firması ise faaliyet alanında iş yapmaya devam etmiştir. Uzmanlık oluşturmuş, ekibini korumuş ve geliştirmiştir. Ekipmanlarının bakımını zamanında yapmış, yeni teknolojilere uyum sağlamış ve yeni yöntemleri tecrübe etmiştir. Bu durumda her iki firma da yeterlik kuralına uymakta ve ihaleye katılım açısından asgari kriteri  tutturmaktadır. Ancak A firması ile  B firması iş  deneyimi

	açısından eşit değildir. Kanun yapıcı idarelere bu ayrımı yapmak için fiyat dışı unsurları (teknik değerlendirme kriterleri) sunmuştur. Bu kriterde isteklilerin benzer iş deneyimi ve uzmanlıkları son 5 yılda yaptıkları proje adedi üzerinden ölçülmektedir. Yılda ortalama iki adet benzer iş deneyimine karşılık gelen toplamda 10 adet benzer iş deneyimi faaliyet alanı ölçümlemesi için uygun görülmüştür. Bundan daha fazla iş deneyimine sahip firmalar ideal ve eşit değerlendirilmiştir. Bu ölçüden daha aşağı iş deneyimine sahip firmalar iş deneyimi adedine göre puanlandırılmıştır. Her bir belge için 1 puan olmak üzere azami 10 puan. Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri
4	Teknik şartnamenin X. Maddesinde tarif edilen Proje Yöneticisinin ilave özellikleri: İhale konusu işin en kritik bileşenlerinden birini yazılım ve bilişim hizmetleri oluşturmaktadır. Bu nedenle proje yöneticisi ile ilgili teknik şartnamede yer alan asgari kriterlere ilaveten aşağıdaki hususlara fiyat dışı unsur olarak ilave puan verilmesi uygun görülmüştür. Bilgisayar mühendisi olması (3 puan) İstekli bünyesinde en az 3 yıldır çalışıyor olması (3 puan) PMI Proje Yöneticisi Sertifikasına sahip olması (4 puan) Belgeler: Mezuniyet belgeleri, SGK belgeleri, benzer iş deneyim belgeleri.
5	Teknik şartnamenin Y. Maddesinde tarif edilen eğitim mezuniyet belgelerine sahip ve ihale tarihi itibari ile en az 1 (bir) yıldır bünyesinde çalıştırdığı nitelikli personel sayısı (NS): İsteklinin ihale konusu işte uzman kadrosunun varlığı ve büyüklüğü isteklinin uzmanlığı ve iş yapma teknik kapasitesiyle ilgili doğrudan bir ölçüttür. İhale dokümanında yeterlik kuralı olarak İsteklilerde nitelikli personeli kadrolarında bulunduruyor olmaları şartı istenmemektedir. Ancak isteklilerin uzman kadrolarının niteliği ve büyüklüğü iş yapma kapasiteleri ve uzmanlık alanlarının bir ölçütü olarak işbu kriter ile değerlendirilmiştir. İhale konusu işin ihtiyaç duyduğu kapasiteye ve fazlasına sahip firmalar tam puan alacak şekilde baremlendirme yapılmıştır. NS ≥ 500   (15 puan) 500 > NS ≥ 250   (10 puan) 250 > NS ≥ 100   (5 puan) 100 > NS ≥ 10       (1 puan) Belgeler: Mezuniyet belgeleri (diploma, kurs bitirme sertifikası vb.), SGK işe giriş bildirgeleri, benzer iş deneyim belgeleri.
6	Benzer İş Yapmışlığı: Yeterlik kuralı olarak iş deneyimine dair asgari kriterler idari şartnamemizde belirtilmiştir. Asgari iş deneyimi kriterine ilaveten iş deneyimini işbu kriter ile ayrıntılı değerlendirme imkanı hedeflenmektedir. Aşağıdaki ölçütlerde iş deneyimi belgesinin ihale konusu işe teknik nitelik ve nicelik bakımından benzerliği ölçülmektedir: Tek sözleşmeye dayalı benzer işte aşağıdaki iş kalemlerini gerçekleştirmiş olması. En az 100.000.000 sayfalık arşiv sayısallaştırma işi yapmış olması (3 puan)AYS yazılımı geliştirmiş ve tedarik etmiş olması (3 puan)AYS yazılımını tedarik ettiği donanımlara kurmuş olması (2 puan)Kurumda mevcut yazılım sistemleriyle entegrasyonu sağlamış olması (2 puan)

	Belgeler: KİK mevzuatına göre düzenlenmiş iş bitirme belgeleri
7	Mali İş Hacmi İhale konusu iş hakedişler öncesi büyük miktarda yatırım gerektirmektedir. İşin zamanında ve sağlıklı bitirilebilmesi için nakit akışı büyük önem arz etmektedir. Bu nedenle idari şartnamede yer alan mali yeterlik kuralı asgari koşul kabul edilip, ilaveten isteklinin mali iş hacmi bir fiyat dışı unsur olarak değerlendirilmektedir. Firmanın resmi gelir tablosunda yer alan son yıl toplam net satış geliri tutarı (GT): GT ≥ 40.000.000 TL (10 puan) 40.000.000 TL > GT ≥ 30.000.000 TL (7 puan) 30.000.000 TL > GT ≥ 20.000.000 TL (5 puan) 20.000.000 TL > GT ≥ 10.000.000 TL (2 puan) 10.000.000 TL ≥ GT 1.000.000 TL (1 puan) Belgeler: Vergi Dairesi, SMM veya YMM onaylı gelir tablosu
8	Özel Makine Teçhizat İhale konusu işin kaliteli bir şekilde ifası için isteklinin sahip olduğu özel makine ve teçhizat isteklinin uzmanlığına, ekip ve ekipman parkurunun gücüne ve tecrübesine dair gösterge niteliğindedir. Bu donanımların varlığına aşağıda puan verilmiştir. Bu sayede aşağıdaki donanımlara sahip olan bir istekli ile olmayan istekli ayırt edilmiştir. Teknik şartnamede belirtilen özelliklerin hiçbir marka veya modeli tarif etmemesine dikkat edilmiştir. Firmanın teknik şartnamede belirtilen endüstriyel tarayıcıya sahip olması (5 puan) Firmanın teknik şartnamede belirtilen kitap tarayıcıya sahip olması (5 puan) Belgeler: Mali müşavir onaylı demirbaş defteri kaydı ve cihaz faturası
	TOPLAM

• 8.      Sonuç

Hizmet alımları ihalelerinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, sadece fiyat esasına göre belirlenmesi çoğu hizmet işinde esasen 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun temel ilkeleri arasından belirtilen kamusal kaynakların verimli kullanılması ilkesine aykırılık teşkil etmektedir.

Bu nedenle fiyat dışı unsur belirlerken fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurların rekabete aykırı olmayacak şekilde düzenlenmesi ile kamu ihale mevzuatının istediği şekilde ihalelerin sonuçlanacağı ve işlerin kaliteli ve uzmanlık esası ile gördürüleceği düşünülmektedir.

• 9.      Kaynakça

1- 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 2- Kamu İhale Genel Tebliği

• Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
• Bahattin IŞIK, Tüm Yönleriyle Hizmet Alım İhaleleri ve Sözleşme Uygulamaları, Seçkin Yayıncılık, ANKARA, Eylül 2015.
• Yaşar GÖK, Açıklamalı Kamu İhale Kanunu, 5. Baskı, İlksan Matbaası, ANKARA, 2012.
• Yusuf USLU-Salim DEMİREL, Kamu İhale Hukuku ve Yapım İşleri İhaleleri, Genişletilmiş 2. Baskı, Cem Veb Ofset, ANKARA, Ekim 2014.

---

Av.Faruk KÜÇÜK
Kamu İhale Kurumu E. Hukuk Danışmanı
Kamu İhale Mevzuatı Nitelikli Hesap Bilirkişisi

LÜTFEN DİKKAT! Alpa Hukuk internet sitesindeki bilgiler yalnızca bilgi verme amaçlı olarak hazırlanmış olup herhangi bir şekilde hukuki görüş olarak kullanılmamalıdır. Bu site ve içerdiği bilgiler avukat-müvekkil ilişkisi kurmak amacı ile tasarlanmamıştır. Bu kapsamda, bu internet sitesinde yer alan bilgiler yürürlükte bulunan kanun, ve ikincil mevzuatta meydana gelen değişikliklere bağlı olarak güncelliğini yitirebilir ve yürürlükte olan yasal gelişmelerin son halini yansıtmayabilir. Bu kapsamda, bu sitedeki bilgileri kullanarak herhangi bir karar vermeden veya harekete geçmeden önce yetkili kişilere yasal danışmanlık için başvurmanız gerekmektedir.